Damit Vielfalt machbar wird

Zeitmanagement sollte für jeden Menschen typgerecht gestaltet werden. Denn jede(r) hat unterschiedlichste Qualitäten und Talente und benötigt sehr individuelle Möglichkeiten der Zeitplanung und -einteilung.
Unten finden Sie hilfreiche Tipps & Tricks, die mir und meinen KundInnen sehr weitergeholfen haben. Und natürlich hoffe ich sehr, dass die ein oder anderen Tipps Ihnen dienlich sein werden.
Hilfreich ist es, sich bei Bedarf eine individuelle Beratung und Begleitung zu gönnen!

Umsetzung
Suchen Sie sich zunächst die ein bis zwei Tipps heraus, die Sie am meisten ansprechen und testen Sie in den kommenden Tagen und Wochen, wie Ihnen diese Tipps dienen. Passen Sie die Tipps ggf. an Ihre individuelle Situation an und seien Sie achtsam und liebevoll mit sich, wenn sich die Umstellung auf neue Zeiteinteilungen und Arbeitsabläufe zunächst etwas sperrig gestaltet. Denn um eine neue Gewohnheit zu etablieren, braucht das menschliche Gehirn mindestens 21 Tage!

Tipps & Tricks

1. Hilfreich: Ein Zeitplan
Wenn Sie alle Termine und zu erledigenden Dinge im Kopf behalten wollen, werden Sie wahrscheinlich kaum mehr zur Ruhe kommen. Gewöhnen Sie sich deshalb an, alle zu erledigenden Aufgaben in ihren Kalender einzutragen und diese Aufgaben dann systematisch abzuarbeiten.So können Sie sich entspannen, weil Sie wissen, dass Ihnen keine Aufgabe durch die Lappen geht. Denn schließlich haben Sie alle Aufgaben notiert. Außerdem ist es ein Genuss, erledigte Aufgaben aus dem Kalender zu streichen.

Wenn Sie einen Zeitplan erstellen, beachten Sie bitte Folgendes:

+ Verplanen Sie nur 50 % Ihrer verfügbaren Arbeitszeit fest. Das hört sich vielleicht utopisch an, ist aber eindeutig machbar! Die anderen 50 % Ihrer verfügbaren Arbeitszeit können Sie für Unvorher-gesehenes nutzen. So manche Aufgabe ist nämlich nicht so schnell zu erledigen, wie ursprünglich angenommen. Oder es finden sich unerwartet Kunden ein, die Aufmerksamkeit benötigen, … Sollten Sie noch Zeit haben, arbeiten Sie einfach etwas von den Dingen vor, die Sie am kommenden Tag erledigen wollten. Probieren Sie es aus! Sie werden feststellen, dass Ihr Arbeitstag deutlich stressfreier wird!

+ Planen Sie auch Ihre privaten Termine ein! Was im ersten Eindruck unromantisch klingt, ist durchaus wichtig. Wenn Sie etwas wichtiges Privates vorhaben (z.B. ein langgeplanter Konzertbesuch oder ein romantisches Treffen mit …) und Sie verpassen es aufgrund einer Fehlplanung der beruflichen Aktivitäten, werden Sie sich das so schnell nicht verzeihen.

+ Planen Sie immer reichlich Puffer bei Anfahrten, Besprechungen, etc. ein. So sparen Sie sich viel Druck und Stress.

2. Tipps zur Bewältigung der E-Mail-Flut
Gewöhnen Sie sich an, nur ein oder zweimal am Tag die E-Mails abzurufen und dann konzentriert abzuarbeiten. (Außer natürlich vor wichtigen Veranstaltungen.) Wenn Sie jede eintreffende E-Mail sofort beantworten, beschleunigen Sie Ihren Tagesablauf enorm und kommen kaum dazu, andere Dinge zu erledigen.

3. Erledigen Sie immer zuerst die Dinge, die Ihnen am wichtigsten sind!
Ansonsten werden Ihnen diese Dinge ständig im Nacken sitzen.

4. Konzentrieren Sie sich immer zu 100 % auf das, was Sie gerade tun. Erledigen Sie somit eins nach dem anderen. Wenn Sie versuchen mehrere Sachen gleichzeitig zu erledigen, werden Sie sich „zerfleddert“ und gestresst fühlen.

5. Sein Sie sich immer bewusst, warum Sie die Dinge tun, die Sie gerade tun!
Wozu dienen Sie? Welches wichtige Puzzlestück im Gesamtgeschehen sind diese Dinge? Wie hilft Ihnen die Erledigung dieser Aufgaben bei der Erreichung Ihrer Ziele? Wenn Sie sich über diese Dinge im Klaren sind, wird es Ihnen nie an Motivation mangeln.

6. Schaffen Sie sich Strukturen, die für Sie und Ihr Team klar, übersichtlich und einfach sind.
(Ablagesystem, Checklisten zur Vorbereitung auf Besprechungen und Veranstaltungen, …) Das spart Zeit, Reibereien und Missverständnisse.

7. Delegieren Sie Aufgaben, in denen Sie sich weniger kompetent fühlen, an Menschen, die diese Aufgaben gut und gerne erledigen.
Es kostet viel zu viel Zeit und Kraft, in allen Dingen perfekt sein zu wollen!

8. Es reicht vollkommen, wenn Sie Ihre Dinge nur zu max. 90 % perfekt erledigen.

9. Glaubenssätze, die Ihnen das Leben schwer machen können:
Seien Sie ehrlich zu sich selbst. Jede(r) von uns trägt Glaubenssätze in sich, die uns wie Antreiber im Nacken sitzen und oft Stress bedeuten. Wenn Ihnen der ein oder andere der folgenden Glaubenssätze vertraut erscheint, dann fragen Sie sich einmal: „Ist dem wirklich so?“ „Wer wären Sie ohne diesen Glaubenssatz?“
1. „Ich schaffe das schon!“
2. „Ohne mich geht hier gar nichts!“
3. „Sonst macht es ja keiner!“ ...

Wenn doch einmal Stress aufkommt

1. Vergessen Sie nicht zu atmen. :-)
Wenn sich Kiefer, Schultern oder Bauchdecke verspannen, sind Sie „außer“ sich / „außer Atem“ bzw. stehen Sie unter Stress. Konzentrieren Sie sich für einige Zeit auf Ihren Atem und erkunden Sie, was Sie außer Atem gebracht hat. Wie sollte ihr Arbeitsablauf aussehen, damit Sie nicht mehr außer Puste geraten?

2. Machen Sie alle 60-90 Minuten mindestens 5 Minuten Pause! Das schafft Abstand zum Geschehen und lässt Sie konzentrierter und kraftvoller weiterarbeiten.

3. Trinken Sie ausreichend! Und zwar möglichst stilles Wasser, das bringt Sie in Fluss und belastet Ihr System nicht.

4. Verschaffen Sie sich regelmäßig Bewegung. Wenn Sie viel am Schreibtisch sitzen, machen Sie ab und an einen kleinen Rundgang durch das Büro oder um den Block und etwas Gymnastik am Arbeitsplatz. Auf diese Weise vermeiden Sie Verspannungen, sorgen für ausreichend Sauerstoffzufuhr für Ihr Gehirn und schaffen sich Abstand, um leichter Entscheidungen treffen zu können.

5. Machen Sie eine ausgedehnte Mittagspause mit gesundem Essen, einem kleinen Spaziergang und einem kurzen Mittagsschläfchen von 10 – 15 Minuten. Sie werden sehen, dass Ihnen dadurch das üblicherweise lange Mittagsloch erspart bleibt und Sie äußerst produktiv und konzentriert weiterarbeiten werden.

Viel Erfolg bei der Umsetzung wünscht Ihnen Ihre Inga Dalhoff (089 / 71 93 09 33). Gerne stehe ich Ihnen für Rückfragen oder ein individuelles Coaching zur Verfügung.

Ich und wechselzeit initiieren regelmäßig Workshops zum erfolgreichen Zeitmanagement und den Prinzipien des Erfolgs.